Ngày 11/01/2024, Sở Công Thương ban hành văn bản hướng dẫn số 239/SCT-VP về khai thác chức năng trao đổi Văn bản nội bộ trong hệ thống quản lý văn bản mới. Nội dugn cụ thể như sau:
Đính kèm Văn bản đã ban hành
|
Kính
gửi:
|
Các phòng,
đơn vị thuộc Sở.
|
|
|
|
Căn cứ Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 07/8/2023 của UBND tỉnh về Triển
khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị, địa phương
trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.
Tiếp theo thông báo số 67/TB-SCT ngày 03/01/2024 về thông báo chuyển đổi sử dụng phần mềm Quản lý văn bản điện
tử và chỉ đạo điều hành (viết tắt là QLVB mới) tại Sở Công Thương. Trong tuần đầu vận hành, Sở Công Thương (gọi tắt là Sở) nhận thấy QLVB
mới triển khai tại Sở còn thiếu chức năng rất quan trọng để xử lý văn bản, cụ
thể: chưa có chức năng Văn bản nội bộ để trao đổi thông tin giữa các bộ phận,
đơn vị trực thuộc Sở.
Do khối lượng xử lý văn bản đi/đến của Sở rất nhiều,
nhu cầu trao đổi thông tin và lấy ý kiến bằng văn bản nội bộ giữa các phòng/đơn
vị trực thuộc Sở diễn ra thường xuyên, thời gian lấy ý kiến nhiều nội dung phải
xử lý gấp trong ngày. Vì vậy, chức năng Văn bản nội bộ của QLVB mới cần thiết
sử dụng để trao đổi công việc nội bộ Sở đúng, đủ, kịp thời, có căn cứ văn bản
để thực hiện, tạo thuận lợi trong công tác tổng hợp của các phòng, đơn vị. Sở
đã phối hợp với các đơn vị liên quan để hoàn thành chức năng trao đổi nội bộ trong Sở.
Sở Công Thương ban hành Hướng dẫn gửi các phòng, đơn vị để thực hiện (đính
kèm theo Văn bản này).
Trong quá
trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc có thể liên hệ đầu mối của Sở (Qua
Văn phòng Sở - Chuyên viên công tác công nghệ thông tin - số điện thoại: 093
753 5647) để hỗ trợ./.
|
Nơi
nhận:
- BGĐ Sở
(báo cáo);
- Lưu: VT,
VP.
Thuymtt | E:\TrienKhai-QLVB-Moi
0937535647
|
GIÁM
ĐỐC
Phạm
Văn Cường
|
HƯỚNG DẪN
THỰC
HIỆN TẠO PHÚC ĐÁP THEO LUỒNG, TRÌNH, KÝ, GỬI, BAN HÀNH MỘT VĂN BẢN NỘI BỘ SỞ
(lưu
ý:
1. chức năng này của Trung tâm cũng hoạt động như mô
hình ở Sở.
2. Văn bản (viết tắt VB) ban hành về cho các phòng sẽ
mặc định về mục VB đến của Trưởng phòng;ban hành về 2 Trung tâm mặc định sẽ vào
phần VB đến của tài khoản Văn thư Trung tâm)
1 . Quy
trình tạo, trình một Văn bản nội bộ: (Chuyên viên, người dùng tạo Văn bản dự thảo – từ 1 luồng VB đến
hoặc tạo mới 1 VB đi bất kỳ, trình Lãnh đạo phòng ký chính à Lãnh đạo phòng ký số xong bấm nút “Thoát” là đẩy ra tài khoản Văn thư)
- Chuyên viên (được phân xử lý) chọn Văn bản đến, hoặc
tạo một văn bản đi bất kỳ àBấm vào text “Chi tiết xử lý” à bấm nút “Dự thảo văn bản” à điền các trường theo yêu cầu;
(Tuyệt đối tại Đơn vị phát hành(*) phải chọn “Sở Công Thương tỉnh Đồng
Nai” vì nếu chọn khác sẽ không đẩy ra văn thư được;
Chọn Lãnh đạo phòng muốn trình; chọn các phòng, đơn vị nào muốn gửi tại Nơi nhận văn bản) à bấm nút
“Trình ký”.
2. Quy
trình Lãnh đạo phòng ký, gửi một Văn bản nội bộ: Lãnh đạo phòng, đơn vị chọn Văn bản chuyên viên đã
trình tại menu “Văn bản dự thảo” à bấm vào biểu tượng 2 mũi tên xanh àhiện màn hình ký à ký số xong bấm nút “Thoát” (lúc này đã đầy ra
tài khoản Văn thư)
3. Văn Thư ban hành Văn bản nội bộ: Văn thư ban hành VB như bình thường. Phải chọn Sổ
với tên “SoNoiBo”, điền ngày, tháng, năm, điền trường ký hiệu (theo cú pháp:
SoNoiBo-[viết tắt tên phòng], ví dụ: SoNoiBo-VP; SoNoiBo-CN; SoNoiBo-TM;
SoNoiBo-KTNL; SoNoiBo-KH; SoNoiBo-TT) à bấm nút “Lưu và gửi”.
Đính kèm hình ảnh và video các thao tác trương ứng
với từng mục.