|
Điều khoản
|
Nội dung đánh giá
|
Kết quả/Nhận xét
|
PH/A/B/C
|
|
5.2.
|
Chính sách chất lượng
|
Đã xây dựng Chính sách chất
lượng
CSCL được công bố cho toàn
thể CBCC được biết
CBCC thuộc phòng thấu hiểu
nội dung CSCL
|
PH
|
|
5.3.
|
Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn
trong tổ chức
|
Lãnh đạo phòng đã thực hiện
phân công các trách nhiệm và quyền hạn cho tất cả các vị trí liên quan trong đơn
vị.
Quy định chức năng, nhiệm vụ
của phòng được thiết lập và thông báo cho CBCC biết
Bảng phân công nhiệm vụ do
từng bộ phận thiết lập cho từng CBCC của phòng. Tại phòng chuyên môn lưu trữ các hồ sơ này
|
PH
|
|
6.1.
|
Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội
|
Phòng đã
thực hiện nhận diện một số rủi ro và cơ hội ảnh hưởng tới quá trình tiếp
nhận, xử lý thủ tục hành chính cho các tổ chức/công dân tại tài liệu “Bảng
nhận diện rủi ro, cơ hội của phòng …”
Những rủi
ro lớn được đưa vào bảng kế hoạch xử lý rủi ro để thực hiện và đánh giá kết
quả.
|
PH
|
|
6.2.
|
Mục tiêu chất lượng và hoạch định để
đạt được mục tiêu
|
Đã xây dựng Mục tiêu chất
lượng và Biện pháp thực hiện mục tiêu. Trong đó thể hiện định hướng mục tiêu
chung, mục tiêu cụ thể, các nội dung cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, thời
gian hoàn thành, cách thức đánh giá kết quả.
Định kỳ, có thực hiện tổng
hợp, đánh giá kết quả thực hiện Mục tiêu, kết quả thực hiện thông qua các báo
cáo đánh giá giai đoạn, báo cáo sơ kết, tổng kết năm.
Kế hoạch, các chỉ tiêu cần
đạt được được truyền đạt tới toàn thể CBCC của phòng nắm
|
PH
|
|
7.1
|
Các nguồn lực
|
|
PH
|
|
7.1.1.
|
Nguồn lực
|
Đã xác định và cung cấp các
nguồn lực cần thiết (con người, cơ sở vật chất).
|
|
|
7.1.2.
|
Con người
|
- Tính đến 01/7/2021, phòng
có đủ số nhân sự và đủ năng lực để thực hiện công việc được giao.
- Có lập kế hoạch đào tạo và
cử CBCC tham gia đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và đáp
ứng các quy định hiện hành của Nhà nước.
|
PH
|
|
7.1.3.
|
Cơ sở hạ tầng
|
Có đầy đủ phương tiện, trang
thiết bị phục vụ công tác như bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, fax,
scan, hệ thống đường truyền internet kết nối thông suốt.
|
PH
|
|
7.1.4.
|
Môi trường cho việc thực hiện các
quá trình
|
Phòng làm việc đảm bảo về
diện tích và không gian làm việc, cũng như lưu trữ hồ sơ; nhiệt độ, độ ẩm phù hợp.
Công việc phân công phù hợp,
không tạo áp lực về tâm lý cho nhân viên
|
PH
|
|
7.1.6.
|
Tri thức của tổ chức
|
Quản lý lưu giữ một số tài
liêu, văn bản tham khảo phục vụ cho công việc chuyên môn như:
- Luật
- Nghị định
- Thông tư
- Quyết định UBND tỉnh, Nghị
quyết HĐND tỉnh
- Các tài liệu tham dự các
hội nghị, hội thảo triển khai các văn bản pháp luật hoặc các kiến thức chuyên
môn;
Các văn bản pháp luật lưu
trên máy tính cá nhân
Tài liệu tham dự các lớp tập
huấn
|
PH
|
|
7.2.
|
Năng lực
|
Phòng có thực hiện phân công CBCC có
năng lực và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu để đảm nhạn từng công việc cụ
thể.
Cử CBCC đi tham gia các lớp tập
huấn, đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực
Định kỳ hàng năm, phòng tiến hành
đánh giá để xem xét năng lực của CBCCVC
Các văn bằng, chứng chỉ của CBCCVC
được lưu giữ tại phòng hành chính.
|
PH
|
|
7.3.
|
Nhận thức
|
Tất cả CBCC nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình
và công việc mình được phân công phụ trách
Có phân công nhiệm vụ rõ ràng
|
PH
|
|
7.4.
|
Trao đổi thông tin
|
Việc trao đổi thông tin nội
bộ trong phòng được thực hiện qua nhiều hình thức: trong các cuộc họp phòng
về các nội dung công việc liên quan, sử dụng các phương tiện truyền thông như
e-mail, điện thoại, văn bản...
|
PH
|
|
7.5.
|
Thông tin dạng văn bản
|
xử lý văn bản đi đến, trao đổi thông tin nội bộ được thực
hiện theo đường văn bản điện tử.
Lưu trữ, quản lý, hủy bỏ, sửa đổi hồ sơ thực hiện theo
quy đinh về công tác văn thư lưu trữ.
Phòng được phân phối các tài liệu liên quan của HTQLCL
Có lập danh mục hồ sơ lưu tại phòng
|
PH
|
|
8.1.
|
Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện
|
Phòng xác định cụ thể các
quy trình xử lý thủ tục hành chính cho tổ chức/công dân theo quy định, bao
gồm:
Thiết lập các văn bản mô tả
từng bước quy trình xử lý công việc và phân công trách nhiệm thực hiện.
Nhận diện các rủi ro cơ hội
liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ
|
PH
|
|
8.2.1.
|
Trao đổi thông tin với khách hàng về các yêu cầu sản
phẩm/dịch vụ
|
Phòng thực hiện tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ của tổ chức/công
dân khi đăng ký thực hiện thủ tục hành chính thông qua hình thức nộp trực
tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua trang
dichvucong.dongnai.gov.vn
|
PH
|
|
8.2.2.
|
Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Thực hiện xác định và xem xét các yêu cầu của tổ
chức/công dân được nhận biết thông qua phiếu Biên nhận hồ sơ
|
PH
|
|
8.2.3.
|
Xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ
|
Phiếu biên nhận các hồ sơ thực hiện giải quyết thủ tục
hành chính, thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan
|
PH
|
|
8.2.4.
|
Thay đổi yêu cầu đối với sản phẩm và
dịch vụ
|
Có sự thay đổi liên quan đến
thực hiện thủ tục xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm, Phòng đã tham mưu
trình lãnh đạo cơ quan văn bản thông báo tới tổ chức cá nhân về sự thay đổi
này.
|
PH
|
|
8.5.1.
|
Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ
|
Thực hiện đúng trình tự các quy
trình: …
Hồ sơ giao nhận về phòng đảm
bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.
Tỷ lệ hồ sơ đúng hạn: 100%
Tỷ lệ hồ sơ trễ hạn: không có
|
PH
|
|
8.5.2.
|
Nhận biết và truy xuất nguồn gốc
|
Có thể nhận biết và truy xuất
nguồn gốc các hồ sơ, quy trình, thủ tục trên phần mềm 1 cửa.
|
PH
|
|
8.5.3.
|
Tài sản của khách hàng
|
Hồ sơ của tổ chức công dân được lưu giữ tại
phòng
Chưa từng xảy ra trường hợp mất mát hồ sơ
|
PH
|
|
8.5.4.
|
Bảo toàn
|
Nội dung các văn bản hành chính được bảo toàn nội dung
trong quá trình trình lãnh đạo phòng xem xét và lãnh đạo cơ quan ký phê
duyệt.
|
PH
|
|
8.5.5.
|
Hoạt động sau giao hàng
|
Hồ sơ / GCN ... sau khi bàn giao cho tổ chức, cá nhân
thì phát hiện sai sót và đã thực hiện đính chính: không có
|
PH
|
|
8.5.6.
|
Kiểm soát thay đổi
|
Trong quá trình thụ lý giải quyết hồ
sơ... có sự thay đổi về yêu cầu ... ( gia hạn thời gian thẩm đinh, thay tên
chủ đầu tư, ...), đã có văn bản trao đổi thống nhất các nội dung này
|
PH
|
|
8.6.
|
Thông qua sản phẩm và dịch vụ
|
Các văn bản hành chính (ví
dụ: quyết định, giấy mời giấy chứng nhận, ...) được thẩm định thể thức văn
bản và nội dung văn bản đối với các kết quả của thủ tục hành chính trước khi
được phê duyệt và chuyển thông tin về việc phê duyệt chấp nhận hồ sơ của tổ
chức/công dân đều được ghi nhận rõ ràng trên hệ thống một cửa.
|
PH
|
|
8.7.
|
Kiểm soát đầu ra không phù hợp
|
Giấy chứng nhận cấp cho tổ chức/công dân có thông tin
không đúng yêu cầu khi tiếp nhận hồ sơ từ tổ chức/công dân thì thực hiện thủ
tục đính chính sai sót và trả lại kết quả: không có
|
PH
|
|
9.1.1.
|
Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá
|
Trong báo cáo cải cách hành chính đã
có thể hiện các nội dung:
- Số lượng hồ sơ đúng hạn, trễ hạn
- Mức độ thỏa mãn của tổ chức/công
dân;
|
PH
|
|
9.1.2.
|
Sự thỏa mãn của khách hàng
|
Có thực hiện khảo sát thỏa mãn của khách hàng của tổ chức, công dân thông
qua phần mềm khảo sát chung của tỉnh
|
PH
|
|
9.2.
|
Đánh giá nội bộ
|
Họp theo đánh giá nội bộ của phòng lồng ghép vào các
cuộc họp phòng
|
PH
|
|
10.1
|
Các yêu cầu
tổng quan về cải tiến
|
Đã có quy định về một số sự không phù hợp thường có và
biện pháp khắc phục tương ứng
|
PH
|
|
10.2
|
Sự không phù hợp và hành động khắc phục
|
Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phải tiến
hành thông báo trên hệ thống cũng như trực tiếp cho Lãnh đạo và
cán bộ xử lý hồ sơ tiếp
theo trên hệ thống hệ
thống Quản lý
văn bản và
điều hành (Ioffice) của Sở và Egov
|
PH
|
|
10.3.
|
Cải tiến liên tục
|
Phòng có sáng kiến:
Quy trình thực hiện liên thông thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại
và Tiếp nhận hồ sơ Thông báo sản phẩm quảng cáo trên bảng quảng cáo,
băng rôn trên địa bàn tỉnh Đồng Nai
|
|