Biên bản đính kèm
BIÊN BẢN HỌP
XEM XÉT CỦA LÃNH ĐẠO
Áp dụng hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn
TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Sở Công
Thương năm 2021
Hôm nay vào lúc 08h00, ngày 29 tháng 10 năm 2021. Ban chỉ đạo ISO Sở
Công Thương tổ chức cuộc họp Áp dụng hệ thống quản
lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin
trong hoạt động của cơ quan, nội dung như sau:
1. Thành phần:
- Ban chỉ đạo ISO và Trưởng, phó phòng thuộc Sở
- Vắng: 0
- Chủ trì: Ông Nguyễn Trí Phương – Trưởng ban ISO
- Thư ký: Bà Mai Thị Thanh Thủy – Chuyên viên
2. Mục đích:
- Xem xét tính hiệu lực, hiệu quả của HTQLCL của cơ
quan.
- Đảm bảo HTQLCL
phù hợp và đáp ứng được các yêu cầu của Tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015, các yêu
cầu pháp luật và chế định liên quan.
- Xem xét trách
nhiệm, quyền hạn của các cá nhân, đơn vị liên quan đến việc cung cấp dịch vụ
hành chính công cho tổ chức, công dân.
3. Nội dung:
3.1 Nội dung
đầu vào xem xét của lãnh đạo
a. Tình trạng các hành động từ các cuộc xem xét của
lãnh đạo trước đó
Các vấn đề phát sinh trong công tác triển khai duy trì
HTQLCL đã được thực hiện và báo cáo trong các cuộc họp giao ban định kỳ tháng,
quý, năm. Khi phát sinh các sự không phù hợp có văn bản đôn đốc chỉ đạo các
phòng, đơn vị chuyên môn thực hiện cập nhật, rà soát, bổ sung, điều chỉnh kịp
thời theo quy định.
b. Những thay đổi
trong các vấn đề nội bộ và bên ngoài liên quan đến hệ thống quản lý chất lượng:
Không có
c. Sự thỏa mãn của
khách hàng và thông tin phản hồi từ các bên quan tâm
Thực hiện khảo sát thỏa
mãn của khách hàng của tổ chức, công dân thông qua phần mềm khảo sát chung của
tỉnh.
Trên phầm mềm E.gov (egov.dongnai.gov.vn) đã có thể
hiện rõ các nội dung:
- Số lượng hồ sơ sai,
lỗi khi chuẩn bị bàn giao hoặc sau khi bàn giao cho tổ chức/công dân.
- Số lượng hồ sơ đúng
hạn, trễ hạn.
- Mức độ thoả mãn của
tổ chức/ công dân.
d. Mức độ thực hiện các mục tiêu chất lượng
Phù hợp với chính sách
chất lượng và mục tiêu chung của cơ quan đề ra
- Kế hoạch thực hiện các
nhiệm vụ của cơ quan; Kế hoạch cải cách hành chính năm, Kế hoạch về kiểm soát
thủ tục hành chính. Trong đó thể hiện định hướng mục tiêu chung, mục tiêu cụ
thể, các nội dung cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, thời gian hoàn thành, cách
thức đánh giá kết quả.
- Định kỳ, có thực hiện
tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện Mục tiêu, kết quả thực hiện thông qua các
báo cáo đánh giá giai đoạn, báo cáo sơ kết, tổng kết năm.
e. Kết quả thực hiện
quá trình và sự phù hợp của dịch vụ
- Thực hiện tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ của tổ chức/công
dân khi đăng ký thực hiện thủ tục hành chính thông qua hình thức nộp trực tiếp tại bộ
phận một cửa hoặc nộp qua bưu điện đến Trung tâm Hành chính công tỉnh hoặc nộp
hồ sơ trực tuyến thông qua trang dichvucong.dongnai.gov.vn
- Tất cả các Bộ thủ tục
hành chính đều có hướng dẫn, mẫu đơn tại Quyết định số 298/QĐ-UBND ngày 22/01/2020
của UBND tỉnh Đồng Nai, và được đăng tải tại trang Website của Sở Công Thương.
Người dân có thể tra cứu, tải về in ra để thực hiện; nếu có thắc mắc được tư
vấn, hướng dẫn qua điện thoại.
- Đã có quy định về một số
sự không phù hợp thường có và biện pháp khắc phục tương ứng. Khi có phát sinh sự không phù hợp và được xử lý,
lưu giữ hồ sơ đúng quy định.
f. Kết quả đánh giá
- Kết quả đánh giá nội
bộ cho thấy, các yêu cầu của TCVN ISO 9001:2015 đã được áp dụng phù hợp trong
hoạt động của cơ quan và mang lại tính hiệu lực cho HTQLCL
- Một vài khuyến nghị
cải tiến và lưu ý trong cuộc đánh giá đã được thực hiện
g. Nguồn lực thực hiện
HTQLCL
- Đã xác định và cung cấp
các nguồn lực cần thiết phục vụ cho quá trình cung cấp dịch vụ hành chính như:
trang thiết bị máy móc, cơ sở hạ tầng, nhân sự có đủ năng lực theo quy định
- Cử 02 CBCC thực hiện công tác ISO tham gia đầy đủ khóa
đào tạo về tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 trong năm 2021 do Sở Khoa học
và Công nghệ chủ trì triển khai (tại văn bản số: 5591/SCT-VP ngày 11/10/2021),
đánh giá viên nội bộ, …
h. Hiệu lực của hành động
thực hiện để giải quyết rủi ro và cơ hội
Các phòng chuyên môn căn cứ vào chức năng, nhiệm vụ
chính của mình để xác định các quá trình chính cần thực hiện trong Hệ thống
quản lý chất lượng (gồm các quá trình hoạt động quản lý, các quá trình hỗ
trợ,…); đồng thời nhận diện các rủi ro
và cơ hội liên quan trong quá trình hoạt động và đề xuất các kế hoạch xử lý các
rủi ro
i. Các cơ hội cải tiến
- Kịp thời rà soát điều
chỉnh các quy trình tác nghiệp khi văn bản hướng dẫn liên quan đã ban hành (Đã
triển khai kịp thời, thực hiện văn bản số 5409/SCT-TT ngày 04/10/2021 về việc
thông qua Phương án đơn giản hóa các quy định hành chính, thủ tục hành chính
thuộc thẩm quyền giải quyết thuộc ngành công thương; 5467/SCT-TT về việc rà
soát, đánh giá và đề xuất phương án phân cấp trong giải quyết thủ tục hành
chính), Sở tích cực và nghiêm túc việc rà soát các TTHC nhằm đơn giản hóa các
quy định hành chính.
- Rà soát lại thành phần hồ
sơ lưu trữ, đảm bảo chỉ lưu giữ đúng và đủ các hồ sơ cần thiết theo yêu cầu.
- Chuyên viên thụ lý hồ sơ
cần bám sát và xử lý kịp thời hồ sơ trên E.Gov tránh tình trạng hệ thống ghi
nhận trễ hạn xử lý.
-
Phối hợp các cơ quan, đơn vị chuyên môn để cấu hình kịp
thời các lưu đồ thủ tục hành chính trên
hệ thống phần mềm E.GoV.
3.2 Nội dung đầu ra xem xét của lãnh đạo
a. Những khuyến nghị, đề
xuất cải tiến
- Ban ISO tập hợp tất cả
các phiếu yêu cầu khắc phục, phòng ngừa vào sổ theo dõi xử lý khắc phục, phòng
ngừa, tổng kết tình hình thực hiện các hành động khắc phục, phân tích nguyên
nhân và thực hiện các hành động phòng ngừa, nhằm nâng cao hiệu quả, hiệu lực
của hệ thống quản lý
- Các phòng ban, đơn vị
trong quá trình thực hiện áp dụng HTQLCL vào hoạt động cần đề xuất các cải
tiến, đồng thời xem xét lại việc áp dụng có phù hợp không để có các điều chỉnh
kịp thời, đảm bảo thực hiện đúng các quy định liên quan, mang lại hiệu quả
thiết thực.
- Thu thập các ý kiến
phản hồi của tổ chức, công dân nhằm cải tiến dịch vụ, thủ tục hành chính của
đơn vị.
b. Những nhu cầu thay đổi
HTQLCL: Không
c. Nhu cầu về nguồn lực: Không
3.3 Các ý kiến khác: Không có.
4. Kết luận:
Căn cứ Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001:2015 và mô hình khung Hệ thống quản lý chất lượng, Sở Công Thương đã thực hiện duy
trì hệ thống văn bản, tài liệu và các quy trình xử lý công việc hợp lý để thực
hiện chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn được giao. Hệ thống quản lý chất lượng
theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động
của Sở Công Thương đã được thực hiện trong
thực tế, đưa lại hiệu lực và hiệu quả rõ rệt, không còn sai lỗi lớn.
Trên cơ sở kết quả đánh giá nội bộ và họp xem
xét của Lãnh đạo, Ban ISO tham mưu cho Lãnh đạo cơ quan ban hành Quyết định
công bố Hệ thống quản lý chất lượng của Sở
Công Thương phù hợp Tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO
9001: 2015 theo quy định tại Quyết định 19/2014/QĐ-TTg.
Biên bản được gửi tới tất
cả các thành viên ban ISO và các thành viên tham dự họp./.