Luật Lưu trữ: Nền tảng cho Kỷ nguyên Thông tin Số

Bài viết dưới đây sẽ phân tích các điểm nhấn quan trọng, làm rõ tầm nhìn chiến lược của Luật Lưu trữ mới đối với công tác bảo tồn di sản thông tin và phát huy giá trị tài liệu trong kỷ nguyên số.

I. Tầm Nhìn Chiến Lược: Số Hóa và Chuyên Nghiệp Hóa

Luật Lưu trữ 2024 đặt nền móng cho việc xây dựng một nền lưu trữ hiện đại, tập trung vào ba trụ cột chính:

• Hiện đại hóa Quản lý: Lần đầu tiên, Luật quy định chi tiết về Kho lưu trữ số và quản lý Cơ sở dữ liệu Tài liệu Lưu trữ, đồng thời chính thức hóa việc Kinh doanh dịch vụ lưu trữ là ngành nghề có điều kiện, yêu cầu cá nhân phụ trách phải có Chứng chỉ hành nghề lưu trữ (Điều 53, 56).

• Tăng cường Tiếp cận: Khẳng định nguyên tắc bảo đảm quyền tiếp cận thông tin của công dân đối với tài liệu lưu trữ. Quy định chi tiết các hình thức sử dụng (cấp bản sao có xác thực pháp lý, triển lãm, lồng ghép vào giáo dục) và cụ thể hóa thẩm quyền phê duyệt danh mục tài liệu được tiếp cận có điều kiện (Điều 4, 25, 41).

• Bảo vệ Tài sản Quốc gia: Tiếp tục củng cố vai trò của Phông Lưu trữ Quốc gia Việt Nam, đồng thời thiết lập cơ chế bảo vệ đặc biệt đối với Tài liệu Lưu trữ có giá trị đặc biệt thông qua việc lập bản dự phòng và quy trình công nhận rõ ràng (Điều 9, 38).

II. Đột Phá Nghiệp Vụ

Điểm khác biệt lớn nhất của Luật là việc giải quyết bài toán quản lý tài liệu điện tử, vốn là thách thức lớn trong Luật cũ:

• Tài liệu Lưu trữ Số: Quy định rõ tài liệu lưu trữ số phải được xác thực số, bảo đảm tính toàn vẹn và phải được lưu trữ đồng thời với Dữ liệu chủ—yếu tố nền tảng để mô tả và quản lý tài liệu trong môi trường điện tử (Điều 33).

• Nộp lưu An toàn: Quy trình thu nộp tài liệu lưu trữ số được quy chuẩn hóa, yêu cầu phải kiểm tra xác thực và truyền nhận trong môi trường điện tử an toàn. Đặc biệt, hồ sơ giấy phải được số hóa khi nộp lưu cùng hồ sơ điện tử (Điều 36).

• Bảo quản Dự phòng Bắt buộc: Bắt buộc phải thực hiện Lưu trữ Dự phòng đối với tài liệu lưu trữ có giá trị đặc biệt và các tài liệu vĩnh viễn có nguy cơ bị hỏng, nhằm bảo đảm an toàn thông tin lâu dài (Điều 22, 38).

III. Cơ Chế Quản Lý và Phát Triển Nguồn Lực

1. Phân định Trách nhiệm và Kinh phí 

• Thẩm quyền Quản lý: Phân định rõ trách nhiệm quản lý nhà nước của Chính phủ, Bộ Nội vụ (cơ quan đầu mối), và các Bộ, ngành đặc thù (Quốc phòng, Công an, Ngoại giao), cũng như trách nhiệm của các cấp địa phương (Điều 58).

• Đảm bảo Kinh phí: Khẳng định mọi hoạt động nghiệp vụ lưu trữ tại cơ quan nhà nước, tổ chức chính trị, và lưu trữ lịch sử được Ngân sách Nhà nước bảo đảm, bao gồm cả số hóa, xây dựng kho và phát huy giá trị (Điều 60).

• Chính sách Người làm Lưu trữ: Người làm lưu trữ được hưởng chế độ ưu đãi ngành, nghề và các chính sách khác theo quy định pháp luật, nhằm thu hút và giữ chân nguồn nhân lực chất lượng (Điều 61).

2. Khuyến khích Lưu trữ Tư và Phát huy Giá trị

• Bảo vệ Lưu trữ Tư: Nhà nước cam kết bảo hộ quyền sở hữu đối với tài liệu lưu trữ tư, khuyến khích cá nhân, gia đình, dòng họ ký gửi, tặng cho, bán tài liệu cho Nhà nước. Đặc biệt, tài liệu lưu trữ tư có giá trị đặc biệt sẽ được Nhà nước hỗ trợ bảo quản và lập bản dự phòng (Điều 48, 52).

• Phát huy Giá trị Đa dạng: Các hình thức phát huy giá trị được mở rộng, bao gồm không chỉ công bố, triển lãm mà còn khuyến khích lồng ghép vào hoạt động ngoại khóa, giáo dục và ứng dụng công nghệ thông tin (Điều 45).

IV. Điều Khoản Chuyển Tiếp: Lộ trình thực hiện

Luật đưa ra một lộ trình chặt chẽ để xử lý tài liệu tồn đọng và chuyển đổi quy trình theo hướng mới:

• Thời hạn Chỉnh lý Tài liệu cũ:

  • Tài liệu cấp xã chưa nộp lưu (trước 01/7/2025): Có 10 năm để chỉnh lý và nộp lưu.

  • Tài liệu tại cơ quan, tổ chức chưa chỉnh lý: Có 05 năm để hoàn thành việc chỉnh lý.

  • Tài liệu tại Lưu trữ lịch sử chưa chỉnh lý: Có 10 năm để hoàn thành.

• Thời hạn Giải mật: Cơ quan có thẩm quyền có 05 năm để chủ trì giải mật tài liệu đã nộp vào lưu trữ lịch sử theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước (Điều 65).

• Thời hạn Nộp lưu Tồn đọng: Hồ sơ, tài liệu có giá trị bảo quản vĩnh viễn hình thành trước ngày Luật có hiệu lực phải được nộp lưu vào lưu trữ lịch sử không quá ngày 01 tháng 7 năm 2030.

Tóm lại, với những quy định mang tính đột phá về số hóa, tăng cường quản lý chuyên môn và bảo vệ tài liệu lưu trữ tư, Luật Lưu trữ 2024 không chỉ là một văn bản pháp lý mà còn là kim chỉ nam cho việc xây dựng một hệ thống lưu trữ hiện đại, công khai, góp phần bảo tồn và phát huy hiệu quả di sản thông tin quốc gia./.