Luật công chứng mới: số hóa, siết chặt trách nhiệm từ 2025

I. Công chứng điện tử và quản lý dữ liệu tập trung

Luật chính thức thiết lập khung pháp lý cho Công chứng Điện tử, mở đường cho chuyển đổi số toàn diện:

• Văn bản Công chứng Điện tử: Có giá trị pháp lý như bản giấy kể từ thời điểm được ký bằng chữ ký số của Công chứng viên (CCV) và tổ chức hành nghề công chứng (Điều 64).

• Hình thức Công chứng Điện tử: Bao gồm trực tiếp (các bên có mặt, CCV ký số) và trực tuyến (các bên giao kết từ xa qua phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến trực tiếp của CCV) (Điều 65).

• Cơ sở Dữ liệu Tập trung: Quy định xây dựng Hệ thống Cơ sở Dữ liệu Công chứng, tích hợp thông tin về CCV, tổ chức hành nghề, và đặc biệt là nguồn gốc, tình trạng giao dịch của tài sản để hỗ trợ quản lý, khai thác và ngăn chặn rủi ro (Điều 66).

II. Nâng cao trách nhiệm và quản lý tổ chức hành nghề 

Luật đặt ra các quy định nghiêm ngặt hơn đối với Văn phòng Công chứng (VPCC) và trách nhiệm của CCV:

• Bảo hiểm Trách nhiệm Nghề nghiệp Bắt buộc: Tổ chức hành nghề công chứng có nghĩa vụ mua và duy trì bảo hiểm trách nhiệm nghề nghiệp bắt buộc cho CCV, nhằm bảo vệ quyền lợi người yêu cầu công chứng khi có thiệt hại (Điều 39).

• Trách nhiệm Tài sản Kéo dài: CCV chấm dứt tư cách thành viên hợp danh phải liên đới chịu trách nhiệm bằng toàn bộ tài sản đối với các khoản nợ của VPCC phát sinh trong thời gian là thành viên. Đồng thời, họ phải chờ hết thời hạn 02 năm mới được thành lập hoặc tham gia VPCC mới (Điều 27, 30, 31, 34).

• Siết chặt Chuyển nhượng/Bán: Việc chuyển nhượng toàn bộ vốn góp hoặc bán VPCC chỉ được thực hiện sau khi Văn phòng đã hoạt động được ít nhất 02 năm (Điều 30, 31).

• Giới hạn Thẩm quyền Bất động sản: CCV chỉ được công chứng giao dịch về bất động sản trong phạm vi tỉnh, thành phố trực thuộc trung ương nơi đặt trụ sở (trừ di chúc, ủy quyền và một số trường hợp khác), nhằm quản lý chặt chẽ hơn hoạt động công chứng liên quan đến đất đai (Điều 44).

III. Cải cách thủ tục và an toàn hồ sơ

Thủ tục công chứng được chuẩn hóa để tăng tính thống nhất và minh bạch:

• Thời hạn Công chứng: Quy định rõ thời hạn công chứng không quá 02 ngày làm việc đối với giao dịch thông thường và tối đa 10 ngày làm việc đối với giao dịch phức tạp (không tính thời gian xác minh, niêm yết) (Điều 45).

• An toàn Hồ sơ Công chứng: Bổ sung yêu cầu chụp ảnh việc người yêu cầu công chứng ký văn bản trước sự chứng kiến của CCV. Hồ sơ công chứng bất động sản phải được lưu trữ tối thiểu 30 năm (Điều 67, 68).

• Sử dụng Dữ liệu Quốc gia: Tổ chức hành nghề công chứng được quyền khai thác thông tin từ Cơ sở dữ liệu quốc gia về dân cư và các cơ sở dữ liệu khác, giúp người yêu cầu công chứng giảm bớt việc nộp giấy tờ (Điều 42).

• Giá Dịch vụ Tối đa: Ủy ban nhân dân cấp tỉnh ban hành giá tối đa đối với các dịch vụ theo yêu cầu liên quan đến công chứng (soạn thảo, đánh máy, dịch thuật) áp dụng cho tổ chức hành nghề công chứng tại địa phương (Điều 71).

IV. Các quy định chuyển tiếp quan trọng 

• Tuổi hành nghề: CCV quá 70 tuổi tại ngày Luật có hiệu lực được tiếp tục hành nghề 02 năm. CCV từ đủ 68 đến 70 tuổi được hành nghề đến khi đủ 72 tuổi (Điều 76).

• Thích ứng của VPCC: Phòng Công chứng/VPCC hiện có phải đáp ứng các điều kiện của Luật mới trong thời hạn 01 năm kể từ ngày 01/7/2025 (Điều 76).

• Hồ sơ cũ: Các giao dịch đã công chứng trước ngày Luật có hiệu lực, việc sửa đổi, bổ sung, hủy bỏ sẽ áp dụng thủ tục của Luật mới (Điều 76).

Luật Công chứng 46/2024/QH15 được đánh giá là một bước tiến quan trọng trong việc xây dựng một hệ thống công chứng hiện đại, an toàn và hiệu quả./.