Sở Công Thưởng triển khai hướng dẫn việc ký số cơ quan đối với tài liệu số hóa

​Ngày 16/11/2023, Sở Công Thưởng ban hành Văn bản số 6869/SCT-VP về triển khai hướng dẫn việc ký số cơ quan đối với tài liệu số hóa. Nội dung cụ thể như sau:

Đính kèm Văn bản đã ban hành​

Sở Công Thương nhận được văn bản số 4759/SNV-VTLT ngày 13/11/2023 của Sở Nội vụ về việc hướng dẫn việc ký số cơ quan đối với tài liệu số hóa.

 Để thực hiện việc số hóa hồ sơ, tài liệu giấy thành hồ sơ, tài liệu điện tử theo đúng quy định, Sở Công Thương hướng dẫn việc ký số cơ quan đối với hồ sơ, tài liệu số hóa như sau:

1. Trường hợp phát hành văn bản điện tử từ văn bản giấy, văn thư cơ quan thực hiện số hóa văn bản giấy (scan thành file pdf), ký số cơ quan theo quy định tại khoản 6 Điều 18 Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; khi tiếp nhận văn bản đến bằng giấy, trường hợp cần thiết văn thư thực hiện số hóa theo quy định tại phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP; hoặc số hóa hồ sơ, tài liệu giấy tại lưu trữ cơ quan thì scan thành file (.pdf) và thực hiện ký cơ quan theo hướng dẫn tại Mục 2 văn bản này.

2. Về thể thức và kỹ thuật trình bày bản sao sang định dạng điện tử thực hiện theo Mục I phần II phụ lục I Nghị định số 30/2020/NĐ-CP:

- Hình thức sao “SAO Y”.

- Tiêu chuẩn của văn bản số hóa: Định dạng Portable Document Format (.pdf), phiên bản 1.4 trở lên; ảnh màu; độ phân giải tối thiểu: 200dpi, tỷ lệ số hóa: 100%.

- Hình thức chữ ký số của cơ quan, tổ chức trên bản sao định dạng điện tử:

+ Vị trí: Góc trên, bên phải, trang đầu của văn bản

+ Hình ảnh chữ ký số của cơ quan, tổ chức: Không hiển thị.

+ Thông tin: Hình thức sao, tên cơ quan, tổ chức sao văn bản, thời gian ký (ngày tháng năm; giờ phút giây; múi giờ Việt Nam theo tiêu chuẩn ISO 8601) được trình bày bằng phông chữ Times New Roman, chữ in thường, kiểu chữ đứng, cỡ chữ 10, màu đen.

3. Riêng đối với việc số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính thực hiện theo hướng dẫn tại Thông tư số 01/2023/TT-VPCP ngày 05/4/2023 của Văn phòng Chính phủ quy định một số nội dung và biện pháp thi hành trong số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính và thực hiện thủ tục hành chính trên môi trường điện tử.

Trên đây là quy định về việc số hóa tài liệu nền giấy thực hiện ký số cơ quan theo Nghị định số 30/2020/NĐ-CP, Sở Công Thương triển khai đến các phòng, đơn vị  biết và thực hiện theo quy định. Trong quá trình thực hiện nếu có khó khăn, vướng mắc đề nghị các phòng, đơn vị liên hệ Văn phòng Sở để được hướng dẫn cụ thể./.​