Thống nhất sử dụng Số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Thống nhất sử dụng Số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức

Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 27/2026/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ ngày 01/7/2026) quy định về Cơ sở dữ liệu quốc gia về cán bộ, công chức, viên chức. Theo đó, thống nhất sử dụng Số định danh cá nhân làm mã định danh hồ sơ điện tử cán bộ, công chức, viên chức.

Theo Nghị định số 27/2026/NĐ-CP, hồ sơ điện tử của cán bộ, công chức, viên chức gồm hai thành phần chính: sơ yếu lý lịch điện tử và các thành phần hồ sơ khác được tạo lập từ dữ liệu quản lý cán bộ, công chức, viên chức. Mỗi người có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn một mã định danh để phục vụ công tác quản lý và tra cứu.

Thời hạn lưu trữ hồ sơ điện tử thực hiện theo quy định của pháp luật về văn thư, lưu trữ; pháp luật về cán bộ, công chức, viên chức và pháp luật về dữ liệu, bảo đảm duy trì tính toàn vẹn, tính sẵn sàng và khả năng truy cập của dữ liệu.

Mỗi cán bộ, công chức, viên chức có một hồ sơ điện tử duy nhất, được gắn một mã định danh để phục vụ công tác quản lý và tra cứu.

Sơ yếu lý lịch điện tử được tạo lập đồng thời với quá trình tạo lập hồ sơ điện tử và gắn với một hồ sơ điện tử duy nhất. Mã số sơ yếu lý lịch điện tử sử dụng thống nhất với mã định danh hồ sơ điện tử. Cấu trúc sơ yếu lý lịch điện tử được xây dựng phù hợp với quy định của pháp luật về quản lý hồ sơ cán bộ, công chức, viên chức; nguồn dữ liệu được hình thành từ dữ liệu về cán bộ, công chức, viên chức.

Trong quá trình công tác, cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm thường xuyên cập nhật các thông tin, dữ liệu cá nhân khi có thay đổi và chịu trách nhiệm trước pháp luật về tính trung thực, chính xác của thông tin đã cập nhật. Cơ quan sử dụng cán bộ, công chức, viên chức có trách nhiệm cập nhật kịp thời các thông tin phát sinh từ nghiệp vụ quản lý vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia trong thời hạn không quá 03 ngày làm việc kể từ khi có thông tin phát sinh.

Đối với dữ liệu phát sinh từ hệ thống thông tin quản lý cán bộ, công chức, viên chức, hệ thống phải cập nhật vào hồ sơ điện tử và đồng bộ vào Cơ sở dữ liệu quốc gia chậm nhất 01 ngày sau khi quy trình nghiệp vụ hoàn thành. Với dữ liệu phát sinh từ các cơ quan, tổ chức khác, cơ quan chủ quản Cơ sở dữ liệu quốc gia phối hợp thực hiện đồng bộ định kỳ hằng tuần; trường hợp chưa đáp ứng yêu cầu kết nối thì thực hiện cập nhật trực tiếp vào hồ sơ điện tử.

Về sử dụng hồ sơ điện tử, các thành phần hồ sơ trong Cơ sở dữ liệu quốc gia được sử dụng thay thế hồ sơ giấy trong công tác quản lý cán bộ, công chức, viên chức theo quy định. Trường hợp cần sử dụng hồ sơ giấy, cơ quan, đơn vị được khai thác hồ sơ điện tử để chuyển đổi sang bản giấy theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử; cán bộ, công chức, viên chức không phải chuẩn bị lại các thành phần hồ sơ đã có.

Cơ quan quản lý và sử dụng cán bộ, công chức, viên chức không được yêu cầu cung cấp lại thông tin, hồ sơ đã có trong Cơ sở dữ liệu quốc gia, trừ trường hợp thật sự cần thiết để bảo đảm quyền, lợi ích hợp pháp của cá nhân, cơ quan, tổ chức. Khi phát hiện thông tin sai lệch, các bên có trách nhiệm kịp thời cập nhật, điều chỉnh.

Việc truy cập, khai thác hồ sơ điện tử chỉ được thực hiện theo quy định của pháp luật và khi có sự đồng ý của cán bộ, công chức, viên chức bằng thông điệp điện tử; người cung cấp có quyền rút lại ý kiến đã đồng ý. Trường hợp phục vụ công tác cán bộ, cơ quan quản lý, sử dụng được phép truy cập trong phạm vi thẩm quyền và có trách nhiệm bảo mật thông tin, bảo vệ dữ liệu cá nhân.

Đối với dữ liệu, hồ sơ điện tử thuộc danh mục bí mật nhà nước, các cơ quan chủ quản có trách nhiệm triển khai đầy đủ biện pháp bảo đảm bí mật trong quá trình quản lý, lưu trữ, truyền đưa và sử dụng; việc sao lưu, trích xuất, quản lý, sử dụng thực hiện theo quy định của pháp luật về bảo vệ bí mật nhà nước và pháp luật về cơ yếu.

Bộ Nội vụ được giao chủ trì, phối hợp với các cơ quan liên quan tổ chức triển khai, hướng dẫn, kiểm tra, đôn đốc thực hiện Nghị định này./.