Chính phủ vừa ban hành Nghị định số 31/2026/NĐ-CP (có hiệu lực thi hành từ ngày 08/3/2026) quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ.

Đối tượng áp dụng

1. Tổ chức, cá nhân Việt Nam và tổ chức, cá nhân nước ngoài có hành vi vi phạm hành chính trong lĩnh vực lưu trữ trên lãnh thổ nước Cộng hòa xã hội chủ nghĩa Việt Nam.

2. Tổ chức là đối tượng bị xử phạt vi phạm hành chính theo quy định tại Nghị định này bao gồm: Cơ quan nhà nước có hành vi vi phạm hành chính mà hành vi đó không thuộc nhiệm vụ quản lý nhà nước về lưu trữ; Đơn vị sự nghiệp công lập; Tổ chức chính trị, tổ chức chính trị - xã hội, tổ chức chính trị xã hội nghề nghiệp, tổ chức xã hội, tổ chức xã hội nghề nghiệp; Đơn vị vũ trang nhân dân; Tổ chức kinh tế được thành lập theo quy định của Luật Doanh nghiệp, Luật Hợp tác xã; Các tổ chức khác được thành lập theo quy định của pháp luật.

3. Người có thẩm quyền lập biên bản vi phạm hành chính, người có thẩm quyền xử phạt vi phạm hành chính và áp dụng biện pháp khắc phục hậu quả trong lĩnh vực lưu trữ.

4. Cơ quan, tổ chức, cá nhân khác có liên quan đến việc xử phạt vi phạm hành chính quy định tại Nghị định này.

Hình thức xử phạt vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ
 

Các đối tượng nêu trên nếu vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ sẽ bị xử phạt theo hình thức xử phạt chính và hình thức xử phạt bổ sung.

1. Các hình thức xử phạt chính trong lĩnh vực lưu trữ bao gồm: Cảnh cáo; Phạt tiền.

2. Hình thức xử phạt bổ sung trong lĩnh vực lưu trữ là tước quyền sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ có thời hạn từ 03 tháng đến 06 tháng.

Nghị định số 31/2026/NĐ-CP cũng quy định cụ thể các hành vi vi phạm trong lĩnh vực lưu trữ và mức phạt, hình phạt tương ứng.
 

Theo đó, các hành vi vi phạm có thể kể đến: Vi phạm quy định về các hành vi bị nghiêm cấm trong lĩnh vực lưu trữ; Vi phạm quy định về thu nộp hồ sơ, tài liệu vào lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử; Vi phạm quy định về chỉnh lý tài liệu; Vi phạm quy định về bảo quản tài liệu lưu trữ; Vi phạm quy định về hủy tài liệu lưu trữ; Vi phạm quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ; Vi phạm quy định về số hóa tài liệu lưu trữ; Vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Chứng chỉ hành nghề lưu trữ; Vi phạm quy định về quản lý, sử dụng Giấy chứng nhận đủ điều kiện kinh doanh dịch vụ lưu trữ.

Đáng chú ý, có thể bị phạt tới 15.000.000 đồng nếu vi phạm quy định về sử dụng tài liệu lưu trữ. Cụ thể như sau:

1. Phạt cảnh cáo đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
 

a) Không hoàn trả tài liệu lưu trữ gốc đúng thời hạn sau khi mượn;
 

b) Không ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử.
 

2. Phạt tiền từ 1.000.000 đồng đến 5.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
 

a) Tái phạm đối với hành vi tại điểm a khoản 1 Điều này;

b) Tái phạm đối với hành vi tại điểm b khoản 1 Điều này;

c) Cấp bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử không đúng với quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ của cơ quan, tổ chức;

d) Sử dụng tài liệu lưu trữ không đúng mục đích.

3. Phạt tiền từ 5.000.000 đồng đến 10.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
 

a) Trích dẫn sai nội dung của tài liệu lưu trữ;

b) Không trích dẫn về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

c) Chỉ dẫn không đúng về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ;

d) Không phê duyệt cung cấp tài liệu lưu trữ cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định;

đ) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đúng thời hạn quy định.

4. Phạt tiền từ 10.000.000 đồng đến 15.000.000 đồng đối với một trong các hành vi vi phạm sau đây:
 

a) Cản trở cơ quan, tổ chức, cá nhân tiếp cận, sử dụng thông tin trong tài liệu lưu trữ;

b) Không cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân;

c) Xác thực sai các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp sai bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực;

d) Tái phạm đối với hành vi tại điểm d khoản 2 Điều này.

5. Biện pháp khắc phục hậu quả bao gồm:
 

a) Buộc ban hành quy chế sử dụng tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 1, điểm b khoản 2 Điều này;

b) Buộc cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ tại lưu trữ hiện hành, lưu trữ lịch sử theo đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 2 Điều này;

c) Buộc trích dẫn đầy đủ về số lưu trữ, độ gốc của tài liệu lưu trữ và cơ quan, tổ chức quản lý tài liệu lưu trữ đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 3 Điều này;

d) Buộc cung cấp tài liệu lưu trữ đã được người có thẩm quyền phê duyệt cho cơ quan, tổ chức, cá nhân đối với hành vi quy định tại điểm b khoản 4 Điều này;

đ) Buộc xác thực đúng các thông tin về nguồn, địa chỉ lưu trữ của tài liệu lưu trữ hoặc cung cấp lại bản sao tài liệu lưu trữ có xác thực đúng quy định đối với hành vi quy định tại điểm c khoản 4 Điều này;

e) Buộc cải chính thông tin sai sự thật hoặc thông tin gây nhầm lẫn đã được công bố, đưa tin trên các phương tiện thông tin đại chúng, trang thông tin điện tử hoặc các phương tiện truyền thông khác đối với hành vi quy định tại điểm d khoản 2, điểm a và điểm c khoản 3, điểm d khoản 4 Điều này./.