Sở Công Thương triển khai công tác chuẩn bị cho việc đổi QLVB&ĐH dùng chung theo KH 186/KH-UBND tỉnh

​Sở Công Thương triển khai công tác chuẩn bị cho việc đổi QLVB&ĐH dùng chung theo KH 186/KH-UBND tỉnh. Nội dung các bước thực hiện dự kiến như sau:
Bước 1. Lấy ý kiến các phòng, đơn vị về việc tiếp tục thuê gia hạntheo tháng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT IOFFICE để sử dụng chođến khi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành mới được triển khai, hoàn thành việc đỗ dữ liệu​.

Bước 2. Văn phòng Sở tham mưu cho Lãnh đạo Sở chủ trương để thực hiện theo đề xuất tại Bước 1.

Bước 3. Chuẩn bị hồ sơ để ký Hợp đồng theo tháng.

Đến thời điểm hiện tại, VPS dự thảo VB cho Bước 1 như sau:

Kính gửi: Các phòng, đơn vị thuộc Sở.

Thực hiện Kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 04/8/2023 của UBND tỉnh về việc triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành cho các cơ quan, đơn vị, địa phương trên địa bàn tỉnh Đồng Nai.

Sở Thông tin và Truyền thông sẽ triển khai sẽ triển khai Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành mới cho Sở Công Thương (gọi tắt là Sở) dự kiến trong khoảng từ ngày 01/01/2024 - 28/02/2024).

Căn cứ Thông báo của VNPT Đồng Nai về thời gian kết thúc hợp đồng thuê dịch vụ QLVB VNPT iOffice và đề xuất của VNPT Đồng Nai về việc triển khai hệ thống mới theo kế hoạch số 186/KH-UBND ngày 04/8/2023 của UBND tỉnh (đính kèm).

Văn phòng Sở (VPS) đã thực hiện rà soát, tổng hợp, báo cáo một số nội dung như sau:

1.   Dự kiến thời gian triển khai QLVB mới: Trong tháng 1 - 2/2024

-  CBCC cần lưu ý khi áp dụng phần mềm QLVB mới:

+ CBCC tập huấn sử dụng phần mềm mới: thời gian tập huấn phần mềm là 1-2 ngày, CBCC sử dụng thành thạo phần mềm là 1-2 tuần (thời gian thực hiện khoảng trong tháng 01/2024 để CBCC bắt đầu sử dụng phần mềm mới từ tháng 01/02/2024).

+ Đặc biệt là bộ phận Văn thư sẽ mất nhiều thời gian hơn để thích nghi với phần mềm mới.

2. Một số khó khăn xảy ra:

- Hiện tại QLVB mới đang còn thiếu một số chức năng so với VNPT IOFFICE: ví dụ như việc trình ký điện tử mất thời gian hơn; phần lưu trữ điện tử chỉ đang trong quá trình hoàn thiện;  còn thiếu 03 chức năng để xử lý văn bản, cụ thể: [1] chưa phân quyền cho các tài khoản cấp phó của các bộ phận, đơn vị trực thuộc Sở được xử lý và ký nháy văn bản đi; [2] chưa có chức năng Văn bản nội bộ để trao đổi thông tin giữa các bộ phận, đơn vị trực thuộc Sở; [3] chưa có chức năng hỗ trợ ký nháy văn bản đi cho lãnh đạo các bộ phận, đơn vị trực thuộc Sở qua Sim ký số PKI.

- Do khối lượng xử lý văn bản đi/đến của Sở rất nhiều, lãnh đạo Sở và lãnh đạo các bộ phận, đơn vị thường xuyên đi công tác. Vì vậy, Sở đã triển khai ký số qua Sim PKI cho Sở và lãnh đạo các bộ phận, đơn vị đối với Phần mền Quản lý văn bản và điều hành VNPT IOFFICE mà Sở hiện đang sử dụng. Đồng thời, nhu cầu trao đổi thông tin và lấy ý kiến bằng văn bản nội bộ giữa các phòng/đơn vị trực thuộc Sở diễn ra thường xuyên, thời gian lấy ý kiến nhiều nội dung phải xử lý gấp trong ngày. Vì vậy, chức năng Văn bản nội bộ của Phần mền Quản lý văn bản và điều hành rất cần thiết. Vì vậy thời gian tới sẽ có nhiều lúng túng trong xử lý so với VNPT IOFFICE mà Sở hiện đang sử dụng đã phát huy tác dụng, hiệu quả khi triển khai tại đơn vị.

- Đặc biệt, trong quá trình triển khai ban đầu sẽ gặp một số khó khăn do chuyển đổi sang phần mềm mới (giao diện thay đổi, quy trình xử lý nhiều hơn, phát sinh lỗi do quá trình thao tác ký số trên máy tính, di động…)

- Nếu có chuyển đổi Dữ liệu cũ được sao lưu (backup) từ QLVB của VNPT thì chưa thể tích hợp được dữ liệu (đổ dữ liệu) vào phần mềm mới ngay (hiện tại Dữ liệu Văn bản của Sở lưu trữ trên Server của VNPT dung lượng nhiều, nặng). Nhiệm vụ này Cần sự phối hợp chặt chẽ giữa kỹ thuật phần mềm VNPT và đơn  vị triển khai QLVB mới để bóc tách dữ liệu trên VNPT IOFFICE và đổ vào phần mềm mới. Việc chuyển dữ liệu văn bản từ phần mềm cũ sang phần mềm mới (dự kiến 3 tháng để hoàn thiện). Do đó việc sử dụng phần mềm mới sẽ không được thuận tiện trong thời gian đầu. Bên cạnh đó, tất cả luồng xử lý liên quan đến một văn bản nào đó của phần mềm cũ sẽ không thể chuyển qua phần mềm mới. Phần mềm mới chỉ có khả năng lưu trữ nội dung của các văn bản từ phần mềm cũ.

3.     Đề xuất

Với những lý do trên, để đảm bảo công việc được xử lý kịp thời trong toàn bộ hoạt động của Sở để hoàn thành tốt nhiệm vụ được giao. Văn phòng Sở đã thảo luận với Sở thông tin và Truyền thông, phối hợp với VNPT để tham mưu cho Sở. Văn phòng Sở đề xuất, kiến nghị các phòng thuộc Sở xem xét, cho ý kiến một số nội dung sau:

- Chọn phương án tạm thời tiếp tục thuê gia hạn theo tháng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT IOFFICE để sử dụng cho đến khi Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành mới được triển khai (theo khuyến nghị của Sở Thông tin và Truyền thông) đến khi thực hiện việc hoàn thành việc đỗ dữ liệu. với dự toán  chi phí ??? đồng/ 1 tháng, sử dụng nguồn chi phí thường xuyên của Sở (đính kèm báo giá) (chi phí sẽ thanh toán theo tháng sau khi VNPT xuất hóa đơn, trả giống hình thức như chi phí điện thoại, đường truyền mạng…)

VPS đề nghị các phòng, đơn vị quan tâm cho ý kiến việc tiếp tục thuê gia hạn theo tháng Phần mềm Quản lý văn bản và điều hành VNPT IOFFICE. Văn bản góp ý của các phòng, đơn vị gửi về VPS trước ngày 20/12/2023 để tổng hợp, tham mưu trình Lãnh đạo Sở./.

​