Quyết định ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Đồng Nai (MT)

Ngày 05/8/2025, Chủ tịch UBND tỉnh Đồng Nai ban hành Quyết định số 654/QĐ-UBND về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến tỉnh Đồng Nai.
Đính kèm: Quyết định số 654/QĐ-UBND

Dưới đây là tóm lược các nội dung chính của Quyết định số 654/QĐ-UBND ngày 05/8/2025 của UBND tỉnh Đồng Nai về việc ban hành Quy chế quản lý, vận hành và sử dụng Hệ thống hội nghị trực tuyến của tỉnh.

1. Mục đích và Phạm vi

• Mục đích: Quyết định được ban hành nhằm thống nhất việc quản lý, vận hành và khai thác Hệ thống hội nghị trực tuyến trên toàn tỉnh Đồng Nai, đảm bảo hiệu quả, an toàn và an ninh thông tin.[1][2] Hệ thống phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành của lãnh đạo từ cấp Trung ương đến cấp xã.

• Đối tượng áp dụng: Quy chế áp dụng cho tất cả các cơ quan, đơn vị nhà nước, tổ chức chính trị - xã hội và các cá nhân có liên quan đến việc quản lý, sử dụng hệ thống hội nghị trực tuyến trên địa bàn tỉnh.

2. Nguyên tắc hoạt động

• Quản lý tập trung: UBND tỉnh Đồng Nai thống nhất quản lý hệ thống theo mô hình tập trung.

• Đúng mục đích, an toàn: Việc khai thác, sử dụng hệ thống phải đúng mục đích, tuân thủ các quy định về chế độ họp, bảo vệ bí mật nhà nước và an toàn thông tin.

• Sở Khoa học và Công nghệ là đầu mối: Sở Khoa học và Công nghệ (KH&CN) được giao trách nhiệm chủ trì, quản lý, vận hành và hướng dẫn sử dụng hệ thống trên toàn tỉnh.

3. Quy định về Tổ chức và Vận hành

• Hệ thống điểm cầu: Hệ thống được triển khai đến 2 cấp chính quyền (tỉnh và xã), bao gồm các điểm cầu tại Tỉnh ủy, HĐND, UBND, các sở, ban, ngành và các xã, phường, thị trấn.

• Đăng ký và tổ chức họp:

  • Các cuộc họp do Tỉnh ủy, HĐND, UBND tỉnh chủ trì sẽ được các Văn phòng tương ứng thông báo trực tiếp cho đơn vị vận hành kỹ thuật để chuẩn bị.

  • Các cuộc họp do sở, ngành, đơn vị khác chủ trì phải đăng ký với Sở KH&CN để được sắp xếp và hỗ trợ kỹ thuật.

  • Quy định rõ thời gian đăng ký trước tối thiểu 24 giờ đối với cuộc họp thông thường và 06 giờ đối với họp đột xuất, khẩn cấp.

• Yêu cầu kỹ thuật và an toàn:

  • Phòng họp trực tuyến phải đáp ứng các tiêu chuẩn kỹ thuật về thiết bị, đường truyền, âm thanh, ánh sáng theo quy định của Bộ KH&CN.

  • Ưu tiên sử dụng mạng truyền số liệu chuyên dùng của tỉnh để đảm bảo an toàn.

  • Các cơ quan, đơn vị phải tuân thủ nghiêm ngặt các quy định về an toàn, bảo mật thông tin, không tự ý thay đổi cài đặt thiết bị và phải phối hợp với Công an tỉnh để kiểm tra an ninh hệ thống.

4. Trách nhiệm của các cơ quan

• Sở Khoa học và Công nghệ:

  • Chịu trách nhiệm chính trong việc quản lý, vận hành toàn bộ hệ thống.

  • Tiếp nhận đăng ký, lên lịch, và hỗ trợ kỹ thuật cho các phiên họp.

  • Phối hợp với Công an tỉnh kiểm tra, đảm bảo an ninh, an toàn thông tin.

  • Tổ chức tập huấn, hướng dẫn các đơn vị sử dụng hệ thống.

• Sở Tài chính: Tham mưu cho UBND tỉnh bố trí kinh phí hàng năm để duy trì, bảo trì, và nâng cấp hệ thống.

• Các cơ quan, đơn vị sử dụng:

  • Phân công cán bộ phụ trách (gồm 01 lãnh đạo và 01 cán bộ kỹ thuật) tại điểm cầu của mình.

  • Chịu trách nhiệm về nội dung và bảo mật thông tin trong phiên họp.

  • Lập kế hoạch bảo trì, mua sắm thiết bị đầu cuối tại đơn vị.

• Doanh nghiệp cung cấp dịch vụ: Chịu trách nhiệm đảm bảo hạ tầng đường truyền, vận hành kỹ thuật và phối hợp xử lý sự cố.

Quyết định này có hiệu lực kể từ ngày ký và là cơ sở pháp lý quan trọng để chuẩn hóa và nâng cao hiệu quả của hoạt động họp trực tuyến trong hệ thống hành chính nhà nước của tỉnh Đồng Nai.

Theo đó, ngày 11/8/2025, Sở Công Thương đã hoàn thành cấu hình, chuẩn bị phục vụ cho công tác tổ chức họp trực tuyến với các phường, xã và các sở ban ngành trong thời gian tới, nhằm tiết kiệm thời gian và chi phí đi lại của Sở, phù hợp với mục tiêu chuyển đổi số trong công tác hội họp. Bộ phận Công nghệ thông tin – Văn phòng Sở cần thực hiện cấu hình thiết bị mạng, tạo
một đường truyền đi mạng số liệu chuyên dùng - T78 gán cho thiết bị họp trực tuyến (đặt trong phòng họp lớn), việc này đồng thời phải mua các phụ kiện kết nối và phải phối hợp với chuyên viên kỹ thuật của các đơn vị gồm VNPT Đồng Nai, Công ty Cổ phần Công nghệ Xích Đạo và chuyên viên kỹ thuật về phòng họp của Trung tâm Khoa học công nghệ trong quá trình chuẩn bị, kết nối, vận hành (đã có ban hành tại Văn bản số  613/SONOIBO-SCT-VP ngày 05/8/2025 V/v đề xuất cho thiết đặt, cấu hình trong hệ thống mạng, thi công đấu nối dây để kết nối phòng họp trực tuyến cứng - polycom với các sở ban ngành, phường xã)