Cấp C/O qua eCoSys giúp giảm chi phí cho doanh nghiệp

Cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O) là khâu then chốt trong hoạt động xuất khẩu, quyết định khả năng hưởng ưu đãi thuế quan theo các Hiệp định thương mại tự do (FTA). Trong bối cảnh chuyển đổi số mạnh mẽ, Bộ Công Thương đã xây dựng cơ chế phối hợp liên ngành, lấy Hệ thống quản lý và cấp C/O điện tử eCoSys làm nền tảng vận hành thống nhất trên phạm vi cả nước.

Theo đó, cơ chế hiện nay được phân chia thành hai đầu mối rõ ràng. Về nghiệp vụ, Phòng Xuất xứ hàng hóa (Cục Xuất nhập khẩu) chịu trách nhiệm hướng dẫn chuyên môn, quy trình cấp C/O và ban hành các văn bản chấp thuận liên quan. Về kỹ thuật, Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số đảm nhiệm vận hành hạ tầng công nghệ, kết nối dữ liệu, mã QR và các giải pháp số phục vụ quản lý C/O.

Cơ chế phối hợp này cho thấy việc cấp C/O không còn là hoạt động đơn lẻ của một đơn vị, mà là quy trình tích hợp giữa nghiệp vụ quản lý nhà nước và nền tảng công nghệ số. Nhờ đó, các Sở Công Thương địa phương và doanh nghiệp có thể tạo tài khoản, khai báo, theo dõi và xử lý hồ sơ xuất xứ hoàn toàn trên môi trường điện tử.

Theo bà Lại Việt Anh - Phó Cục trưởng Cục Thương mại điện tử và Kinh tế số (Bộ Công Thương) cho hay, từ năm 2008, hệ thống eCoSys bắt đầu tiếp nhận hồ sơ doanh nghiệp để triển khai cấp giấy chứng nhận xuất xứ hàng hóa (C/O).

Đến nay, hệ thống vẫn đang được sử dụng liên tục và được nâng cấp định kỳ để đáp ứng yêu cầu quản lý. Hiện có khoảng 50.000 doanh nghiệp thực hiện thủ tục trên hệ thống, với khối lượng xử lý bình quân khoảng 2 triệu bộ hồ sơ mỗi năm, tương đương gần 8.000 bộ hồ sơ mỗi ngày, cho thấy quy mô vận hành rất lớn.

Từ tháng 5/2025, các mẫu C/O không ưu đãi như Form A, Form B trước đây do VCCI cấp theo phương thức thủ công đã được chuyển hoàn toàn sang xử lý trực tuyến và giao cho Phòng Xuất xứ hàng hóa, Cục Xuất nhập khẩu thực hiện. Việc chuyển đổi này khiến hệ thống tiếp nhận thêm khoảng 400.000 bộ hồ sơ mỗi năm, vốn trước đây xử lý hoàn toàn bằng giấy.

Sự gia tăng đột biến về số lượng hồ sơ đã làm áp lực vận hành của hệ thống eCoSys tăng khoảng 30% kể từ tháng 5, thậm chí có thời điểm vượt 40% khi nhu cầu cấp Form B tăng cao. Trong bối cảnh đó, hiện tượng hệ thống chậm hoặc gián đoạn cục bộ là khó tránh khỏi.

“Có những thời điểm, nhu cầu sử dụng Form B và các mẫu không ưu đãi tăng đột biến, vượt hơn 40% so với bình thường, khiến tốc độ xử lý hệ thống bị chậm, thậm chí gián đoạn cục bộ”, bà Lại Việt Anh cho biết.

Trước áp lực gia tăng, Bộ Công Thương đã triển khai nâng cấp hệ thống theo định kỳ, đồng thời bố trí đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ (cả buổi tối), hạn chế tối đa việc gián đoạn hoạt động xuất khẩu của doanh nghiệp.

Từ ngày 1/7, Thông tư số 40/2025/TT-BCT chính thức có hiệu lực, quy định chi tiết việc cấp C/O và chấp thuận cho thương nhân tự chứng nhận xuất xứ hàng hóa xuất khẩu. Thông tư được ban hành cụ thể hóa chủ trương phân quyền, phân cấp, nâng cao hiệu quả quản lý nhà nước trong lĩnh vực xuất xứ hàng hóa.

Theo Thông tư 40, toàn bộ hoạt động cấp C/O và tự chứng nhận xuất xứ được thực hiện trực tuyến trên hệ thống eCoSys, do Trung tâm Phát triển thương mại điện tử và Công nghệ số (eComDX) quản lý vận hành. Hệ thống đảm nhiệm các chức năng từ tạo tài khoản, cấp mã số đơn vị có thẩm quyền, công khai danh sách tổ chức cấp C/O, đến kết nối dữ liệu với Cổng thông tin một cửa quốc gia. 

Điểm nổi bật của eCoSys là việc triển khai C/O điện tử tích hợp mã QR, cho phép cơ quan hải quan và đối tác nhập khẩu truy xuất nhanh toàn bộ thông tin xuất xứ. Khi quét mã QR, dữ liệu được hiển thị trực tiếp từ hệ thống chính thống, đảm bảo giá trị pháp lý và độ tin cậy.

Lý giải nguyên nhân vì sao C/O đã được cấp nhưng phía đối tác nhập khẩu chưa tra cứu được, bà Lại Việt Anh cho rằng, nguyên nhân chủ yếu phát sinh ở các mẫu Form B, Form D, Form AK hoặc các C/O cấp cho thị trường ASEAN và Hàn Quốc.

Sau khi C/O được cấp trên hệ thống eCoSys, dữ liệu điện tử sẽ được truyền sang hải quan Việt Nam, sau đó tiếp tục chuyển qua Cổng một cửa ASEAN hoặc hệ thống hải quan của nước nhập khẩu. Quá trình này bao gồm nhiều khâu trung gian, do đó có thể phát sinh lỗi kỹ thuật trong quá trình truyền và tiếp nhận dữ liệu.

Trong trường hợp hải quan nước nhập khẩu tra cứu không thấy C/O, nguyên nhân có thể đến từ lỗi truyền dữ liệu tại bất kỳ khâu nào: từ Bộ Công Thương sang hải quan Việt Nam, từ hải quan Việt Nam sang hải quan nước nhập khẩu, hoặc trong quá trình kết nối giữa các hệ thống thông tin. Đây cũng là lý do khiến có những trường hợp C/O đã được cấp hợp lệ nhưng phía đối tác chưa nhận được dữ liệu. Khi phát sinh sự cố, việc quan trọng là xác định chính xác điểm nghẽn trong chuỗi truyền dữ liệu để kịp thời hỗ trợ, kể cả phải xử lý ngược lại từ các khâu trung gian.

Bộ Công Thương đặc biệt lưu ý, giá trị cốt lõi của mã QR trên C/O điện tử nằm ở đường dẫn xác thực dữ liệu. Mã QR thực chất là một đường dẫn internet; nếu đường dẫn này trỏ đúng về hệ thống eCoSys, thông tin hiển thị là chính xác, hợp lệ và được xác thực. Ngược lại, nếu mã QR dẫn đến một hệ thống khác hoặc nguồn không chính thống, hải quan nước nhập khẩu có thể nghi ngờ tính hợp pháp của C/O và yêu cầu xác minh, gây chậm thông quan và ảnh hưởng trực tiếp đến quyền lợi thuế quan của doanh nghiệp.

“Toàn bộ thông tin C/O điện tử trên hệ thống eCoSys đều được xác thực và có giá trị pháp lý. Doanh nghiệp và đối tác nhập khẩu có thể yên tâm khi tra cứu đúng trên hệ thống này. Chỉ trong trường hợp đường dẫn không trỏ về eCoSys, rủi ro bị yêu cầu xác minh mới phát sinh”, bà Lại Việt Anh cho hay.

Bên cạnh đó, một số lỗi kỹ thuật khác cũng có thể xảy ra trong quá trình truyền dữ liệu, như việc sử dụng ký tự đặc biệt trên C/O điện tử không được hệ thống hải quan của một số nước hoặc khối ASEAN chấp nhận. Khi đó, hồ sơ có thể bị trả ngược từ hải quan nước nhập khẩu về hải quan Việt Nam, rồi tiếp tục trả lại doanh nghiệp để điều chỉnh. Những vướng mắc này đã được ghi nhận và sẽ tiếp tục được rà soát, khắc phục trong các đợt nâng cấp hệ thống sắp tới.

“Sau khi hệ thống được nâng cấp toàn diện, đối với Form D, các lỗi này sẽ được tối ưu hóa, giảm thiểu tối đa rủi ro cho doanh nghiệp. Với các form khác, hiện tại chưa ghi nhận vấn đề tương tự. Chúng tôi cam kết sẽ đồng hành cùng doanh nghiệp và cơ quan hải quan, tạo điều kiện thuận lợi tối đa trong quá trình cấp C/O và thực hiện xuất khẩu”, bà Lại Việt Anh nói.

Theo Bộ Công Thương, việc đẩy mạnh cấp C/O điện tử sẽ giúp tối ưu hóa ưu đãi thuế quan, góp phần ngăn chặn gian lận xuất xứ, nâng cao uy tín hàng hóa Việt Nam trong chuỗi thương mại toàn cầu.