Sở Công Thương báo cáo tình hình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 tại Sở Công Thương

​Ngày 16/10/2024, Sở Công Thương ban hành Báo cáo số 5699/BC-SCT về tình hình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 tại Sở Công Thương. Nội dung cụ thể như sau:

Đính kèm Báo cáo đã ban hành.

Tình hình áp dụng và duy trì hệ thống quản lý chất lượng theo
tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 tại Sở Công Thương

I. NHỮNG KẾT QUẢ THỰC HIỆN 

1. Kết quả xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL

Sở Công Thương tiếp tục duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động của cơ quan có hiệu lực và hiệu quả, đã ban hành Kế hoạch số 819/KH-SCT ngày 16/02/2024 về duy trì, cải tiến hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 tại Sở Công Thương năm 2024 và công bố Mục tiêu chất lượng năm 2024 của Sở Công Thương theo Quyết định số 21/QĐ-SCT ngày 19/02/2024.

Lãnh đạo Sở Công Thương đã giao nhiệm vụ xây dựng, triển khai hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của từng phòng và chỉ đạo các phòng soát xét lại quy trình nội bộ, thủ tục hành chính phù hợp với tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015; bổ sung biểu mẫu danh mục hồ sơ hệ thống quản lý chất lượng; Bảng nhận diện, đánh giá, giải quyết rủi ro và cơ hội của từng phòng; Các hồ sơ, tài liệu về ISO được Sở Công Thương đăng tải trên cổng thông tin điện tử của Sở để thuận tiện cho việc tra cứu, sử dụng.

Đánh giá về hiệu quả trong năm 2024 của việc áp dụng Hệ thống quản lý chất lượng theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 (HTQLCL) đối với hoạt động của đơn vị ở những mặt sau:

- Kết quả thực hiện mục tiêu chất lượng năm 2024 của Sở (ban hành kèm theo Quyết định số 21/QĐ-SCT ngày 19/02/2024 về việc công bố Mục tiêu chất lượng năm 2024 của Sở Công Thương):

+ Kế hoạch số 568/KH-SCT ngày 29/01/2024 của Sở Công Thương về cải cách hành chính năm 2024.

+ Kế hoạch số 7872/KH-SCT ngày 29/12/2023 kiểm tra cải cách hành chính, kiểm tra kiểm soát thủ tục hành chính của Sở Công Thương năm 2024.

- Các chỉ tiêu về thực hiện mục tiêu chất lượng của cơ quan được cụ thể hóa trong các kế hoạch cải cách hành chính. Định kỳ, cơ quan tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện Mục tiêu, kết quả thực hiện thông qua các báo cáo đánh giá theo quý:

+ Báo cáo về kết quả thực hiện công tác cải cách hành chính: quý I năm 2024 tại số 1306/BC-SCT ngày 15/3/2024; 6 tháng đầu năm 2024 tại số 3059/BC-SCT ngày 11/6/2024; Quý III: số 4976/BC-SCT ngày 13/9/2024.

+ Thực hiện chỉ đạo của UBND tỉnh tại Văn bản số 11541/UBND-HCC ngày 28/10/2022 về việc triển khai Nghị quyết số 131/NQ-CP ngày 06/10/2022 của Chính phủ về đẩy mạnh cải cách thủ tục hành chính và hiện đại hóa phương thức chỉ đạo, điều hành phục vụ người dân, doanh nghiệp, Sở Công Thương đã có Văn bản số 7143/SCT-VP ngày 12/12/2022 triển khai đến các phòng, đơn vị thuộc Sở để quán triệt, phân công cụ thể việc thực hiện các chỉ tiêu, nhiệm vụ được giao. Sở đã ban hành Báo cáo kết quả triển khai thực hiện Nghị quyết số 131/NQ-CP ngày 06/10/2022 của Chính phủ theo đúng quy định tại các báo cáo quý (Quý I: số 1321/BC-SCT ngày 15/3/2024; Quý II: số 3085/BC-SCT ngày 13/6/2024.)

+ Văn bản số 2827/SCT-VP ngày 31/5/2024 của Sở Công Thương về việc triển khai thực hiện các giải pháp cải thiện Chỉ số cải cách hành chính cấp tỉnh, Chỉ số hài lòng người dân năm 2024.

+ Sở đã ban hành Quyết định số 144/QĐ-SCT ngày 16/7/2024 về ban hành và áp dụng Hệ thống tài liệu theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin vào hoạt động tại Sở Công Thương.

+ Ngày 14/10/2024, Sở công bố Hệ thống quản lý chất lượng phù hợp tiêu chuẩn quốc gia TCVN ISO 9001:2015 ứng dụng công nghệ thông tin trong hoạt động của Sở Công Thương tại Quyết định số 278/QĐ-SCT.

- Kết quả thực hiện công tác giải quyết thủ tục hành chính:

+ Kết quả triển khai dịch vụ công trực tuyến toàn trình và dịch vụ công trực tuyến một phần theo lộ trình trong kế hoạch cải cách hành chính và các chỉ đạo của tỉnh.

+ Thực hiện Nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/4/2018 của Chính phủ và Quyết định số 45/2016/QĐ-TTg ngày 19/10/2016 của Thủ tướng Chính phủ, thời gian qua việc giải quyết thủ tục hành chính theo cơ chế một cửa, một cửa liên thông và tiếp nhận hồ sơ, giải quyết thủ tục hành chính qua dịch vụ bưu chính công ích ngành công thương đã đạt được nhiều kết quả tích cực; đến nay, việc tiếp nhận hồ sơ, trao đổi thông tin và kết quả giải quyết thủ tục hành chính phần lớn đều được thực hiện chủ yếu qua hình thức Dịch vụ công trực tuyến và Dịch vụ bưu chính công ích góp phần số hóa hồ sơ, kết quả giải quyết thủ tục hành chính, nâng cao tỷ lệ giải quyết hồ sơ thủ tục hành chính tại chỗ, rút ngắn thời gian, đồng thời cho phép người dân thực hiện gửi nhận dịch vụ hành chính công trực tuyến, trong đó có nhiều thủ tục hành chính có thể thực hiện dịch vụ công trực tuyến toàn trình và dịch vụ công trực tuyến một phần, đảm bảo trùng khớp dữ liệu thủ tục hành chính giữa Cổng Dịch vụ công Quốc gia và Cổng Dịch vụ công của tỉnh.

+ Tính đến thời điểm báo cáo năm 2024, Sở Công Thương có 02 hồ sơ giải quyết chậm so với quy định.

+ Số hồ sơ trễ hạn trên phần mềm Một cửa điện tử: do trong những giai đoạn khối lượng công việc xử lý rất nhiều nên trong quá trình xử lý không tránh khỏi việc hồ sơ bị xử lý sót, chuyên viên không thường xuyên kiểm tra, theo dõi thời hạn xử lý hồ sơ; Sở Công Thương sẽ chấn chỉnh, hạn chế đến mức thấp nhất tình trạng này. Đồng thời, Sở đã gửi Thư xin lỗi vì sự quá hạn trong giải quyết thủ tục hành chính đến Doanh nghiệp.

• Đẩy mạnh ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác CCHC; Thường
  xuyên cập nhật, hiệu chỉnh, đề xuất cấu hình các quy trình thủ tục hành chính
  mới ban hành, đảm bảo chính xác, hiệu quả; Duy trì sử dụng phát huy hết các tính năng của phần mềm QLVB&ĐH (hiện có 4 Lãnh đạo Sở và 18 Lãnh đạo trung tâm ký số được trên thiết bị di động, Smartphone); thường xuyên và kịp thời thực hiện chỉ đạo, xử lý văn bản trên phần mềm quản lý theo hướng dẫn tại các Văn bản gồm: 1245/SCT-VP ngày 19/03/2021 của Sở Công Thương về việc hướng dẫn xử lý văn bản trên hệ thống quản lý văn bản điều hành; 4106/SCT-VP ngày 01/8/2021 về hướng dẫn thực hiện quy trình tiếp nhận và xử lý công văn đi, đến; 239/SCT-VP ngày 11/01/2024 về hướng dẫn khai thác chức năng trao đổi Văn bản nội bộ trong hệ thống quản lý văn bản mới; 339/SCT-VP ngày 16/01/2024 về hướng dẫn khai thác luân chuyển văn bản đi giữa các phòng, đơn vị trực thuộc Sở Công Thương trong hệ thống quản lý văn bản mới.

- Sở có sự phối hợp nhịp nhàng, nhanh chóng kịp thời, đúng hạn xử lý giữa các phòng, hạn chế giấy tờ; Sở tiếp tục tăng cường đôn đốc việc lập hồ sơ công việc và nộp lưu hồ sơ điện tử trên phần mềm: Văn bản số 3746/SCT-VP ngày 17/6/2022 về triển khai việc lập hồ sơ điện tử và nộp lưu hồ sơ điện tử vào Lưu trữ cơ quan trên hệ thống quản lý tài liệu điện tử; Văn bản số 4327/SCT-VP ngày 18/7/2022 về thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành; Văn bản số 4440/SCT-VP ngày 25/7/2022 về đôn đốc thực hiện lập hồ sơ điện tử và lưu trữ hồ sơ điện tử trên Hệ thống quản lý văn bản và điều hành.

2. Hiệu quả của việc áp dụng HTQLCL

- Công tác quản lý, điều hành của Lãnh đạo đơn vị: Lãnh đạo cơ quan luôn có sự quan tâm và tổ chức chỉ đạo triển khai công tác xây dựng, áp dụng, duy trì, cải tiến HTQLCL theo TCVN ISO 9001:2015. Việc xây dựng và thực hiện các quy trình tác nghiệp theo ISO giúp cho lãnh đạo cơ quan và cán bộ nắm vững hơn nội dung, yêu cầu và cách thức xem xét, xử lý công việc theo quá trình, xác định ranh giới trách nhiệm trong nội bộ cơ quan và giữa cơ quan với đơn vị bên ngoài, đảm bảo thực thi công vụ và xử lý công việc theo đúng quy định của pháp luật.

- Công tác quản lý tài liệu, hồ sơ: Áp dụng HTQLCL giúp cán bộ, công chức triển khai công việc và quản lý hồ sơ công việc một cách khoa học, rút ngắn thời gian xử lý các văn bản, giải quyết các thủ tục hành chính nhanh chóng, đúng thời gian. Từng bước cải tiến phương thức làm việc, giảm tác động tiêu cực khi giải quyết các thủ tục hành chính cho các tổ chức, công dân. Hồ sơ công việc của các đơn vị được tổ chức thu thập, sắp xếp và lưu trữ khoa học.

 - Công tác phân định trách nhiệm, quyền hạn của cán bộ, công chức; phòng trong đơn vị: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ của các bộ phận; Đảm bảo năng lực của cán bộ công chức trong việc thực hiện các nhiệm vụ. CBCC của cơ quan có nhận thức tốt về việc triển khai áp dụng các quy trình ISO trong xử lý công việc, giúp cho việc xây dựng, áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 tại cơ quan được thực hiện nghiêm túc, đúng quy định.

 - Công tác quản lý, kiểm soát các quy trình, thủ tục của đơn vị: Giảm và ngăn chặn được nhiều sai sót nhờ tinh thần trách nhiệm của lãnh đạo, CBCC được nâng cao và tự kiểm soát được các hoạt động của chính mình. Việc áp dụng HTQLCL theo tiêu chuẩn quốc gia TCVN 9001:2015 còn là phương pháp để giám sát trên thực tế việc áp dụng các văn bản quy phạm pháp luật của nhà nước. HTQLCL là một trong những công cụ hỗ trợ đáng kể cho việc công khai, minh bạch, cụ thể hóa quy trình, thủ tục giải quyết công việc theo yêu cầu của tổ chức và công dân.

- Thời gian giải quyết các yêu cầu của người dân, tổ chức có liên quan: Hệ thống quản lý chất lượng áp dụng tại Sở góp phần nâng cao chất lượng công việc và tính chất phục vụ, thông qua nhất quán trong cách thức xử lý các thủ tục hành chính của cơ quan; đơn giản hóa các thủ tục hành chính.

II. NHỮNG KHÓ KHĂN, TỒN TẠI TRONG QUÁ TRÌNH THỰC HIỆN

- Hệ thống văn bản quy phạm pháp luật thường xuyên được sửa đổi, bổ
sung, thay thế nên các thủ tục hành chính liên quan chưa kịp thời cập nhật.

- Những khó khăn khác (đội ngũ cán bộ, công chức; tổ chức bộ máy, chức năng, nhiệm vụ, cơ sở vật chất…): Ban chỉ đạo ISO Sở vừa phải thực hiện nhiệm vụ chuyên môn vừa kiêm nhiệm thêm các công việc của HTQLCL, thời gian tập trung chỉ đạo, kiểm tra giám sát chưa liên tục nên hiệu quả công việc áp dụng hệ thống chưa cao.

Trên đây là báo cáo tình hình áp dụng, duy trì và cải tiến HTQLCL theo tiêu chuẩn TCVN ISO 9001:2015 năm 2024 của Sở Công Thương, kính gửi Sở Khoa học và Công nghệ tổng hợp./.​