BÁO CÁO CỦA THANH TRA SỞ VỀ ĐÁNH GIÁ THỰC HIỆN DUY TRÌ ÁP DỤNG HỆ THỐNG QLCL TIÊN TIẾN THEO TVCN ISO 9001:2015

Điều khoản

Nội dung đánh giá

Kết quả/Nhận xét

PH/A/B/C

5.2.

Chính sách chất lượng

Đã xây dựng Chính sách chất lượng

CSCL được công bố cho toàn thể CBCC được biết

CBCC thuộc phòng thấu hiểu nội dung CSCL

PH

5.3.

Vai trò, trách nhiệm và quyền hạn trong tổ chức

Lãnh đạo phòng đã thực hiện phân công các trách nhiệm và quyền hạn cho tất cả các vị trí liên quan trong đơn vị.

Quy định chức năng, nhiệm vụ của phòng được thiết lập và thông báo cho CBCC biết

Bảng phân công nhiệm vụ do từng bộ phận thiết lập cho từng CBCC của phòng. Tại phòng chuyên môn lưu trữ các hồ sơ này

PH

6.1.

Hành động giải quyết rủi ro và cơ hội

Phòng đã thực hiện nhận diện một số rủi ro và cơ hội ảnh hưởng tới quá trình tiếp nhận, xử lý thủ tục hành chính cho các tổ chức/công dân tại tài liệu “Bảng nhận diện rủi ro, cơ hội của phòng …”

Những rủi ro lớn được đưa vào bảng kế hoạch xử lý rủi ro để thực hiện và đánh giá kết quả.

PH

6.2.

Mục tiêu chất lượng và hoạch định để đạt được mục tiêu

Đã xây dựng Mục tiêu chất lượng và Biện pháp thực hiện mục tiêu. Trong đó thể hiện định hướng mục tiêu chung, mục tiêu cụ thể, các nội dung cần thực hiện, phân bổ nguồn lực, thời gian hoàn thành, cách thức đánh giá kết quả.

Định kỳ, có thực hiện tổng hợp, đánh giá kết quả thực hiện Mục tiêu, kết quả thực hiện thông qua các báo cáo đánh giá giai đoạn, báo cáo sơ kết, tổng kết năm.

Kế hoạch, các chỉ tiêu cần đạt được được truyền đạt tới toàn thể CBCC của phòng nắm

PH

7.1

Các nguồn lực

PH

7.1.1.

Nguồn lực

Đã xác định và cung cấp các nguồn lực cần thiết (con người, cơ sở vật chất).

7.1.2.

Con người

- Tính đến 01/7/2021, phòng có đủ số nhân sự và đủ năng lực để thực hiện công việc được giao.

- Có lập kế hoạch đào tạo và cử CBCC tham gia đào tạo, tập huấn nhằm nâng cao năng lực chuyên môn và đáp ứng các quy định hiện hành của Nhà nước.

PH

7.1.3.

Cơ sở hạ tầng

Có đầy đủ phương tiện, trang thiết bị phục vụ công tác như bàn làm việc, tủ hồ sơ, máy tính, máy in, fax, scan, hệ thống đường truyền internet kết nối thông suốt.

PH

7.1.4.

Môi trường cho việc thực hiện các quá trình

Phòng làm việc đảm bảo về diện tích và không gian làm việc, cũng như lưu trữ hồ sơ;  nhiệt độ, độ ẩm phù hợp.

Công việc phân công phù hợp, không tạo áp lực về tâm lý cho nhân viên

PH

7.1.6.

Tri thức của tổ chức

Quản lý lưu giữ một số tài liêu, văn bản tham khảo phục vụ cho công việc chuyên môn như:

- Luật

- Nghị định

- Thông tư

- Quyết định UBND tỉnh, Nghị quyết HĐND tỉnh

- Các tài liệu tham dự các hội nghị, hội thảo triển khai các văn bản pháp luật hoặc các kiến thức chuyên môn;

Các văn bản pháp luật lưu trên máy tính cá nhân

Tài liệu tham dự các lớp tập huấn

PH

7.2.

Năng lực

Phòng có thực hiện phân công CBCC có năng lực và kinh nghiệm phù hợp với yêu cầu để đảm nhạn từng công việc cụ thể.

Cử CBCC đi tham gia các lớp tập huấn, đào tạo, bồi dưỡng nhằm nâng cao năng lực

Định kỳ hàng năm, phòng tiến hành đánh giá để xem xét năng lực của CBCCVC

Các văn bằng, chứng chỉ của CBCCVC được lưu giữ tại phòng hành chính.

PH

7.3.

Nhận thức

Tất cả CBCC nhận thức được vai trò, trách nhiệm của mình và công việc mình được phân công phụ trách

Có phân công nhiệm vụ rõ ràng

PH

7.4.

Trao đổi thông tin

Việc trao đổi thông tin nội bộ trong phòng được thực hiện qua nhiều hình thức: trong các cuộc họp phòng về các nội dung công việc liên quan, sử dụng các phương tiện truyền thông như e-mail, điện thoại, văn bản...

PH

7.5.

Thông tin dạng văn bản

xử lý văn bản đi đến, trao đổi thông tin nội bộ được thực hiện theo đường văn bản điện tử.

Lưu trữ, quản lý, hủy bỏ, sửa đổi hồ sơ thực hiện theo quy đinh về công tác văn thư lưu trữ.

Phòng được phân phối các tài liệu liên quan của HTQLCL

Có lập danh mục hồ sơ lưu tại phòng

PH

8.1.

Hoạch định và kiểm soát việc thực hiện

Phòng xác định cụ thể các quy trình xử lý thủ tục hành chính cho tổ chức/công dân theo quy định, bao gồm:

Thiết lập các văn bản mô tả từng bước quy trình xử lý công việc và phân công trách nhiệm thực hiện.

Nhận diện các rủi ro cơ hội liên quan trong quá trình thực hiện nhiệm vụ

PH

8.2.1.

Trao đổi thông tin với khách hàng về các yêu cầu sản phẩm/dịch vụ

Phòng thực hiện tiếp nhận yêu cầu, hồ sơ của tổ chức/công dân khi đăng ký thực hiện thủ tục hành chính thông qua hình thức nộp trực tiếp tại bộ phận một cửa hoặc nộp hồ sơ trực tuyến thông qua trang dichvucong.dongnai.gov.vn

PH

8.2.2.

Xác định các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

Thực hiện xác định và xem xét các yêu cầu của tổ chức/công dân được nhận biết thông qua phiếu Biên nhận hồ sơ

PH

8.2.3.

Xem xét các yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

Phiếu biên nhận các hồ sơ thực hiện giải quyết thủ tục hành chính, thể hiện đầy đủ các thông tin liên quan

PH

8.2.4.

Thay đổi yêu cầu đối với sản phẩm và dịch vụ

Có sự thay đổi liên quan đến thực hiện thủ tục xác nhận kiến thức an toàn thực phẩm, Phòng đã tham mưu trình lãnh đạo cơ quan văn bản thông báo tới tổ chức cá nhân về sự thay đổi này.

PH

8.5.1.

Kiểm soát sản xuất và cung cấp dịch vụ

Thực hiện đúng trình tự các quy trình: …

Hồ sơ giao nhận về phòng đảm bảo tính toàn vẹn của hồ sơ.

Tỷ lệ hồ sơ đúng hạn: 100%

Tỷ lệ hồ sơ trễ hạn: không có

PH

8.5.2.

Nhận biết và truy xuất nguồn gốc

Có thể nhận biết và truy xuất nguồn gốc các hồ sơ, quy trình, thủ tục trên phần mềm 1 cửa.

PH

8.5.3.

Tài sản của khách hàng

Hồ sơ của tổ chức công dân được lưu giữ tại phòng

Chưa từng xảy ra trường hợp mất mát hồ sơ

PH

8.5.4.

Bảo toàn

Nội dung các văn bản hành chính được bảo toàn nội dung trong quá trình trình lãnh đạo phòng xem xét và lãnh đạo cơ quan ký phê duyệt.

PH

8.5.5.

Hoạt động sau giao hàng

Hồ sơ / GCN ... sau khi bàn giao cho tổ chức, cá nhân thì phát hiện sai sót và đã thực hiện đính chính: không có

PH

8.5.6.

Kiểm soát thay đổi

Trong quá trình thụ lý giải quyết hồ sơ... có sự thay đổi về yêu cầu ... ( gia hạn thời gian thẩm đinh, thay tên chủ đầu tư, ...), đã có văn bản trao đổi thống nhất các nội dung này

PH

8.6.

Thông qua sản phẩm và dịch vụ

Các văn bản hành chính (ví dụ: quyết định, giấy mời giấy chứng nhận, ...) được thẩm định thể thức văn bản và nội dung văn bản đối với các kết quả của thủ tục hành chính trước khi được phê duyệt và chuyển thông tin về việc phê duyệt chấp nhận hồ sơ của tổ chức/công dân đều được ghi nhận rõ ràng trên hệ thống một cửa.

PH

8.7.

Kiểm soát đầu ra không phù hợp

Giấy chứng nhận cấp cho tổ chức/công dân có thông tin không đúng yêu cầu khi tiếp nhận hồ sơ từ tổ chức/công dân thì thực hiện thủ tục đính chính sai sót và trả lại kết quả: không có

PH

9.1.1.

Theo dõi, đo lường, phân tích và đánh giá

Trong báo cáo cải cách hành chính đã có thể hiện các nội dung:

- Số lượng hồ sơ đúng hạn, trễ hạn

- Mức độ thỏa mãn của tổ chức/công dân;

PH

9.1.2.

Sự thỏa mãn của khách hàng

Có thực hiện khảo sát thỏa mãn của khách hàng của tổ chức, công dân thông qua phần mềm khảo sát chung của tỉnh

PH

9.2.

Đánh giá nội bộ

Họp theo đánh giá nội bộ của phòng lồng ghép vào các cuộc họp phòng

PH

10.1

Các yêu cầu tổng quan về  cải tiến

Đã có quy định về một số sự không phù hợp thường có và biện pháp khắc phục tương ứng

PH

10.2

Sự không phù hợp và hành động khắc phục

Sau khi tiếp nhận hồ sơ, cán bộ phụ trách phải tiến hành thông báo trên hệ thống cũng như trực tiếp cho Lãnh đạo  và  cán  bộ xử lý  hồ sơ tiếp  theo  trên  hệ thống hệ  thống  Quản  lý  văn  bản  và  điều  hành (Ioffice) của Sở và  Egov

PH

10.3.

Cải tiến liên tục

Phòng có sáng kiến:  Quy trình thực hiện liên thông thủ tục Thông báo hoạt động khuyến mại và Tiếp nhận hồ sơ Thông báo sản phẩm quảng cáo trên bảng quảng cáo, băng rôn trên địa bàn tỉnh Đồng Nai

ĐẠI DIỆN THANH TRA SỞ

CHÁNH THANH TRA

Phan Tấn Lợi

Đồng Nai, ngày 21 tháng 9 năm 2023

ĐẠI DIỆN ĐÁNH GIÁ VIÊN

PHÓ CHÁNH VĂN PHÒNG

Trần Ngọc Duy